Quando um paciente se registra pela segunda vez, o problema nem sempre é evidente.
Pode haver um acento distinto no sobrenome. Um segundo nome omitido. Um telefone atualizado. Ou simplesmente uma recepção ocupada tentando atender rapidamente.
Contudo, semanas depois, o custo aparece: notas clínicas divididas entre dois prontuários, agendamentos associados ao registro errado e tempo perdido tentando entender qual prontuário existiu primeiro.
A pergunta é simples: Seu software médico ajuda a evitar duplicidade de prontuários de pacientes antes que se tornem um problema?
Novidade em Ítaca: detecção de possíveis pacientes duplicados
Agora, ao criar um paciente ou atualizar dados relevantes de um prontuário, o Itaca verifica se já existe um paciente similar dentro de sua organização.
Caso encontre uma correspondência potencial, exiba uma comparação clara entre:
- O paciente que está criando ou editando.
- O expediente existente que poderia corresponder à mesma pessoa.
A equipe pode revisar os dados disponíveis para tomar uma decisão informada, como:
- Nome.
- Data de nascimento.
- Telefone.
- E-mail.
- Identificação nacional.
Posteriormente, o senhor(a) podrá editar novamente, salvar de qualquer forma ou abrir o paciente existente.
Um alerta útil, sem bloquear a atenção
Nem todos os pacientes com dados semelhantes são a mesma pessoa.
Por isso, Itaca não bloqueia a criação de um prontuário nem funde pacientes automaticamente. A função apresenta uma sugestão; a decisão continua sendo do usuário.
Isto é especialmente importante em clínicas onde o fluxo de atendimento não pode ser interrompido por uma coincidência incerta.
A detecção busca sinais relevantes, como:
- Nome completo, inclusive com pequenas variações de grafia ou acentuação.
- E-mail.
- Identificação nacional.
- Combinações de dados, como nome e data de nascimento.
Ao mesmo tempo, evite gerar alertas para sinais demasiado fracos. Compartilhar apenas uma data de nascimento não deve ser suficiente para supor uma possível duplicidade.
Concebido para os nomes reais de seus pacientes
Os pacientes nem sempre são registrados no mesmo formato.
Na América Latina, é comum usar dois nomes e dois sobrenomes. Em outros contextos, podem aparecer iniciais, nomes secundários, sobrenomes compostos ou nomes em ordem diferente.
Por isso, detectar registros duplicados de pacientes não significa exigir que todos os campos coincidam exatamente. Significa identificar registros que vale a pena revisar, sem transformar cada pequena diferença em um obstáculo.
Menos registros repetidos, melhor continuidade
Um prontuário duplicado pode parecer um detalhe administrativo. Mas com o tempo, afeta o acompanhamento do paciente e o trabalho da equipe.
A prevenção de duplicidades ajuda a manter:
- Notas clínicas no registro correto.
- Compromissos e documentos mais bem organizados.
- Dados de contato mais consistentes.
- Menos trabalho administrativo para corrigir erros posteriormente.
- Um relato mais claro do que ocorreu em cada processo.
Rastreabilidade quando você precisa investigar
Às vezes, o problema é detectado dias ou semanas depois.
Quando isso ocorre, os administradores autorizados podem usar o Registro de Atividade do Itaca para revisar o histórico administrativo relacionado a um paciente: quem criou ou atualizou o prontuário e quando ocorreu cada ação.
Assim, a equipe clínica mantém um fluxo de trabalho simples e os administradores conservam as ferramentas necessárias para investigar.
Já disponível em Ítaca
A detecção de possíveis pacientes duplicados está disponível para os membros da equipe que têm permissão para criar ou editar pacientes.
Trata-se de uma breve verificação no momento do salvamento. No entanto, isso pode evitar que um pequeno erro resulte em dois arquivos, informações fragmentadas e horas de acompanhamento administrativo.
Teste Ítaca e mantenha os prontuários da sua clínica mais organizados, consistentes e fáceis de consultar.
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