Um novo paciente chega com uma nota médica, um resumo clínico, um atestado e alguns resultados. A informação importante está aí, mas distribuída entre arquivos que não fazem parte do prontuário do seu consultório.
Copiar cada dado manualmente consome tempo e aumenta o risco de deixar registros, datas ou documentos fora de contexto. A nova importação a partir de documentos do Itaca foi desenvolvida exatamente para essa finalidade: criar ou preencher o registro de apenas um paciente a partir dos prontuários clínicos que já possui.
Importe um paciente de até 10 documentos
Em Importar pacientes, selecionar Desde documentos e carregue os arquivos que correspondam ao mesmo paciente. Atualmente, o fluxo aceita documentos PDF e DOCX, com um máximo de 10 arquivos por importação.
Não é necessário que todos os documentos tenham o mesmo formato nem que provenham de um software específico. É possível reunir, por exemplo, uma anotação de primeira consulta, um relatório clínico, um pedido médico, um atestado ou um resultado de exames laboratoriais.
- PDF e DOCX do mesmo paciente.
- Até 10 documentos por importação.
- Informações clínicas e demográficas que você precisa revisar antes de confirmar.
- O arquivo original foi conservado como referência dentro do processo.
O que Ítaca faz com os documentos
A Ítaca analisa os documentos em conjunto para propor as informações que podem auxiliar na construção do dossiê. O objetivo não é substituir o seu critério profissional nem converter um arquivo em dados definitivos sem revisão.
Primeiramente, o sistema identifica dados demográficos explícitos, como nome, sexo, data de nascimento, idade, número de identificação nacional, telefone ou e-mail, quando estes aparecem nos documentos. Caso já exista um paciente que possa corresponder, a possível duplicata é apresentada antes de prosseguir.
Em seguida, o Itaca organiza o conteúdo clínico que reconhece. Uma consulta claramente delimitada pode ser proposta como “visita histórica”. Um relatório, resultado, atestado ou resumo clínico que não corresponda a uma única consulta pode ser mantido como “arquivo clínico”. Assim, o prontuário pode reunir tanto antecedentes quanto evidências documentais, sem que todos os arquivos sejam obrigados a se parecer com uma consulta.
O senhor verifica antes de criar o arquivo
A importação possui duas etapas de revisão para manter o controle sobre informações sensíveis.
- Revise os dados demográficos. Confirme ou corrija os dados extraídos antes de criar o paciente ou de incorporar a informação a um prontuário existente.
- Revise o histórico clínico. Verifique as visitas históricas, os prontuários clínicos, as datas e os avisos. Quando uma data não estiver clara, você poderá revisá-la utilizando o conteúdo completo do encontro antes de confirmar.
Essa revisão é especialmente útil quando os documentos contêm informações incompletas, diferentes formatos de data ou dados que poderiam pertencer a mais de uma pessoa. A decisão final sobre a importação continua sendo sua.
Menos captura manual, sem perder a fonte original
Um prontuário clínico não deveria depender da lembrança de onde um PDF foi salvo. Ao confirmar a importação, o Itaca cria o registro do paciente com as informações revisadas e mantém os documentos originais como referência. Isso facilita o retorno à fonte quando for necessário verificar um dado, revisar o contexto de uma anotação ou consultar um resultado.
Além disso, evita um problema comum ao receber documentação prévia: ter um prontuário novo com poucos dados e uma pasta separada cheia de arquivos que a equipe precisa abrir um por um. As informações revisadas ficam disponíveis no prontuário, e os arquivos continuam fazendo parte do contexto clínico.
Quando é conveniente utilizar esta importação
- Um paciente chega pela primeira vez com documentos de atendimento anterior.
- Receba um prontuário médico, resumo ou atestado em PDF.
- Você precisa incorporar um caso específico sem migrar um banco de dados completo.
- Deseja conservar os documentos originais e, ao mesmo tempo, organizar as informações relevantes no dossiê.
- Possui prontuários médicos provenientes de diferentes fontes, mas todos se referem à mesma pessoa.
Você possui uma exportação de outro software?
A importação a partir de documentos serve para um paciente e seus arquivos. Se precisar migrar vários pacientes a partir de uma exportação do Doctoralia ou AgendaPro, utilize o fluxo de importação a partir de outro software. Consulte como importar pacientes do Doctoralia e do AgendaPro para um prontuário eletrônico para conhecer esse caso.
Comece com os documentos que já possui
Não é necessário reconstruir um prontuário do zero quando a informação clínica já existe em documentos. Carregue os arquivos do mesmo paciente, revise a proposta e confirme apenas quando esta refletir o que deseja incorporar.
Com este fluxo, os documentos deixam de ser apenas anexos: tornam-se uma base revisável para criar um registro mais completo e dar continuidade ao atendimento.
Uma decisão clínica, não uma importação automática
Os documentos podem ser incompletos, conter datas difíceis de interpretar ou incluir dados que convém confirmar. Por essa razão, a importação não substitui uma revisão clínica. O sistema apresenta uma proposta fundamentada nos arquivos carregados para que você decida quais informações incorporar e de que maneira fazê-lo.
Caso um dado não esteja claro, você poderá corrigi-lo, deixá-lo incompleto ou não incluir o elemento proposto. Esta revisão ajuda a tornar o prontuário final útil para o atendimento, sem transformar uma leitura automática em uma decisão clínica.
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