Mudar de sistema médico geralmente traz uma tarefa incômoda: transferir pacientes, anotações e históricos do software anterior para o novo.
Não é apenas trabalho administrativo. É informação clínica. Nomes, telefones, planos de saúde, notas de consultas, evoluções e dados que um médico precisa ter à mão para atender bem.
Por isso em Itaca Adicionamos a importação de pacientes de Doctoralia e AgendaPro.
A ideia é simples: o senhor carrega o arquivo exportado do seu sistema anterior, revisa um exemplo de como o Itaca entende esses dados e confirma a importação. O processo roda em segundo plano e o avisamos por e-mail quando termina.
Por que a importação de pacientes não deve ser arriscada
Muitos médicos têm uma preocupação razoável antes de importar uma base de pacientes:
“E se o sistema interpretar mal os dados?”
Essa preocupação faz sentido. Um arquivo exportado de outro software pode vir com colunas estranhas, formatos inconsistentes ou informações misturadas entre dados administrativos e notas clínicas.
Por isso Ítaca não pede para confiar cegamente.
Antes de iniciar a importação, exibimos uma prévia do mapeamento. Ou seja: um exemplo claro de como uma coluna do arquivo será convertida em um campo dentro do Itaca.
Por exemplo:
- Nome completo
- Telefone
- Documento, quando pode ser validado de forma segura
- Cobertura
- Etiquetas
- Anotações ou evoluções clínicas
Se um valor não puder ser lido com segurança, o Itaca o exibirá como “Não será importado” em vez de salvar informações duvidosas.
O que Ítaca pode importar hoje
Atualmente, a importação de pacientes suporta duas fontes principais: Doctoralia e AgendaPro.
Importar pacientes do Doctoralia
A Doctoralia pode exportar informações clínicas em um formato onde várias linhas representam campos de uma mesma consulta.
A Itaca agrupa essas informações para criar uma nota clínica mais legível, em vez de importar cada linha como se fosse uma consulta separada.
Por exemplo, campos como resumo, peso, altura, pressão arterial ou indicações são consolidados dentro da anotação correspondente.
O objetivo é preservar a informação clínica sem transformar o histórico em uma lista impossível de ler.
Se você já utiliza o Doctoralia, poderá exportar suas informações e importá-las no Itaca sem precisar carregar cada paciente manualmente. O Itaca processa arquivos CSV, XLS e XLSX do Doctoralia, identifica pacientes únicos e organiza as notas clínicas associadas a cada visita.
Importar pacientes do Doctoralia
A importação a partir da Doctoralia foi projetada para preservar informações clínicas importantes: histórico, observações, controles, sinais vitais e outros campos presentes no arquivo original. Antes de iniciar a importação, o Itaca exibe uma prévia do mapeamento para que você possa confirmar como as informações serão salvas no prontuário médico.
Importar pacientes do AgendaPro
A AgendaPro pode entregar arquivos com dados de pacientes e evoluções clínicas.
Em Itaca, é possível fazer upload de um ou vários arquivos do AgendaPro. O sistema os analisa, identifica quais informações correspondem a pacientes e quais correspondem a visitas ou anotações, e então constrói uma importação unificada.
Isso evita que o usuário precise decidir manualmente se um arquivo é “de pacientes” ou “de visitas”. O senhor(a) faz o upload dos arquivos exportados e o Itaca se encarrega de interpretá-los de forma conservadora.
Uma revisão antes de confirmar
A importação possui duas etapas importantes.
Primeiro, o senhor faz o upload do arquivo.
Em segundo lugar, o Itaca mostra ao usuário uma revisão do mapeamento antes de iniciar a importação.
Esta revisão existe para lhe dar tranquilidade. Não queremos que um médico ocupado tenha que adivinhar o que acontecerá com seus dados.
A pré-visualização mostra algo como:
- Coluna do arquivo
- Campo em Ítaca
- Valor a ser guardado
Também exibe valores rejeitados quando não é seguro importá-los.
Isto é especialmente importante com campos como documentos de identidade ou datas de nascimento. Se o dado parecer inválido, o Itaca não o salva como se fosse correto.
A revisão antes de confirmar também permite que a clínica mantenha o controle sobre como os dados sensíveis são interpretados. Consulte a postura de Segurança e privacidade antes de planejar uma migração.
A importação ocorre em segundo plano
Os arquivos de pacientes podem ser volumosos. Algumas clínicas possuem centenas ou milhares de pacientes e anos de prontuários acumulados.
Por isso, Itaca processa a importação como um trabalho em segundo plano.
O senhor não precisa ficar esperando com a janela aberta. Assim que a importação for confirmada, poderá continuar trabalhando. Quando o processo terminar, o Itaca enviará um e-mail com o resultado.
Pensado para médicos, não para técnicos
Esta função foi projetada para reduzir o atrito em um momento delicado: a migração de outro sistema.
O objetivo não é mostrar detalhes técnicos nem pedir que o senhor/a senhora compreenda o formato interno de um CSV ou Excel.
O objetivo é que ela possa responder a três perguntas rapidamente:
- A Ítaca reconheceu meus pacientes?
- A Itaca compreende bem os campos importantes?
- Posso confirmar a importação com segurança?
Se a resposta for sim, inicie a importação.
Migrar informações clínicas com maior segurança
Importar pacientes não deveria ser uma aposta.
Com a Itaca, você pode carregar seus arquivos, revisar como os dados serão mapeados e confirmar somente quando o exemplo parecer correto.
Menos cópias manuais. Menos risco de perda de informações importantes. Mais continuidade no atendimento aos seus pacientes.
Do arquivo importado para a continuidade do atendimento
Migrar pacientes não consiste apenas em mover nomes e telefones. O objetivo é que a equipe possa começar a atender com o contexto relevante já organizado, sem recapturar manualmente histórico, anotações e documentos que existem no sistema anterior.
Após a importação, a Itaca ajuda para que cada nova consulta continue dentro do mesmo fluxo: contexto do paciente, rascunho clínico revisável, documentação aprovada e acompanhamento para o próximo atendimento. O profissional revisa as informações clínicas antes de usá-las ou assiná-las.
Para conhecer o fluxo completo, consulte Software para clínicas y anotações clínicas com IA.
Se sua clínica está migrando do Doctoralia, AgendaPro ou outro sistema, Agendar uma consulta clínica Para revisar o fluxo de importação, documentação e continuidade da equipe.
Para uso individual, também pode provar Ítaca.
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